ปัญหาในการเลือก วิธีบันทึกบัญชี และ การปรับปรุงรายการ ของค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้า

อาจารย์ธีรธัช โปษยานนท์
สาขาวิชาการบัญชี คณะบริหารธุรกิจ
มหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense)

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หมายถึงค่าของสิ่งของ หรือบริการ ที่กิจการจ่ายเงินแล้ว แต่กิจการ ยังมิได้รับบริการ หรือสิ่งของนั้นใน รอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน แต่จะได้รับในอนาคต เช่น ค่าเช่าจ่าย ล่วงหน้า ค่าเบี้ยประกันภัย จ่ายล่วงหน้า ค่าเครื่องเขียน และวัสดุ สำนักงานคงเหลือ (สมาคมนักบัญชี และผู้สอบบัญชี รับอนุญาตแห่ง ประเทศไทย,2532:58)

การบันทึกบัญชี ค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้า สามารถเลือกวิธี บันทึกบัญชีได้ 2 วิธีคือ

  1. ค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้า ลงบันทึก เป็นสินทรัพย์
  2. ค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้า ลงบันทึก เป็นค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าลงบันทึกเป็นสินทรัพย์

	เดบิต	ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า 	XX
		เครดิต	เงินสด			XX
	
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย
	เดบิต	ค่าใช้จ่าย			XX
		เครดิต	เงินสด			XX
	
ปัญหาในการเลือก การลงบันทึกบัญชี ว่านักบัญชีควรจะ เลือกบันทึกบัญชีด้วยวิธีใด ยังเป็นปัญหา ในการปฏิบัติ งานจริงและ การเรียนการสอน ว่าควรจะเลือกใช้ การบันทึกบัญชีวิธีใด เนื่องด้วย การลงบันทึกบัญชี ขึ้นอยู่กับมาตรฐาน การบัญชีที่ว่าด้วย “หลักเกณฑ์ ของความระมัดระวัง ” และ “พระราชบัญญัติ การบัญชี พ.ศ. 2543” ได้เปลี่ยนแปลง โดยให้ยึดถือ ความถูกต้อง ของงบดุลและ ได้ยกเลิก หลักการจับคู่ ระหว่างรายได้ และค่าใช้จ่าย ดังนั้น ด้วยเหตุ ผลนี้จึงควร ลงบันทึกบัญชี ค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้า ไว้เป็นค่าใช้จ่าย

การปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ณ วันสิ้นงวดบัญชี

ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ลงบันทึกเป็นสินทรัพย์

	เดบิต	ค่าใช้จ่าย  	  
		จำนวนที่เป็นค่าใช้จ่าย ในงวดบัญชีนี้
	เครดิต	ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
		จำนวนที่เป็นค่าใช้จ่าย ในงวดบัญชีนี้
	
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย
	เดบิต	ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
		จำนวนที่ยังคงเป็นสินทรัพย์ ในงวดบัญชีนี้
		เครดิต	ค่าใช้จ่าย	
			จำนวนที่ยังคง เป็นสินทรัพย์ ในงวดบัญชีนี้
	
ปัญหาในการปรับปรุงรายการ ณ วันสิ้นงวดบัญชี

ตัวอย่าง ค่าเครื่องเขียนและวัสดุสำนักงาน
เครื่องเขียนและวัสดุสำนักงาน ประกอบด้วย ปากกา ดินสอ ไม้บรรทัด ยางลบ กระดาษหัวจดหมาย กระดาษถ่ายเอกสาร ผ้าหมึกของเครื่องพิมพ์ดีด และผงหมึก ของเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น

กรณีที่บันทึกค่าเครื่องเขียน และวัสดุสำนักงาน ไว้เป็นสินทรัพย์ เมื่อต้องการหายอด ค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นค่าใช้จ่าย ในงวดบัญชีนี้ จะทำ การหาจากยอด ที่เบิกใช้ จากทะเบียน คุมยอดเครื่องเขียน และวัสดุ สำนักงาน ที่เบิกใช้ไปในงวดบัญชี นี้แต่ถ้าพิจารณา จากสภาพความเป็นจริง ปากกา ดินสอ ไม้บรรทัด ยางลบ กระดาษหัวจดหมาย กระดาษถ่ายเอกสาร ผ้าหมึกของเครื่องพิมพ์ดีด และผงหมึกของ เครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งพนักงาน ก็ยังคงใช้อยู่ และสามารถใช้ต่อไป ในอนาคต ยังคงถือได้ว่า เป็นยอดสินทรัพย์ ของกิจการ

กรณีที่บันทึกค่าเครื่องเขียน และวัสดุสำนักงานไว้เป็นค่าใช้จ่าย เมื่อต้องการหายอดจำนวน ที่ยังคงเป็นสินทรัพย์ ในงวดบัญชีนี้ ก็จะหา ยอดจากยอดคงเหลือ ของทะเบียนคุมยอด เครื่องเขียน และวัสดุสำนักงาน และการตรวจนับจริง จากยอดคงเหลือ ทั้งนี้ไม่สามารถ จะทราบได้ว่า ปากกา ดินสอ ที่อยู่ในที่เก็บวัสดุ สำนักงานนั้น ยังมีสภาพ ใช้ได้ต่อไป หรือไม่

ในทางปฏิบัติจริง เกี่ยวกับการบันทึกบัญชี เครื่องเขียนและ วัสดุสำนักงาน เมื่อทำการซื้อ จะลงบันทึกบัญชี เป็นค่าใช้จ่ายทันที เนื่องด้วยเครื่องเขียน และวัสดุสำนักงาน เป็นรายการ ที่มีมูลค่าน้อย และตามหลัก ความระมัดระวัง ในการบันทึกบัญชี อีกทั้งถ้ากิจการมีสาขา เป็นจำนวนมาก การส่งรายงาน การใช้เครื่องเขียน และวัสดุสำนักงาน หรือยอดคงเหลือ ของเครื่องเขียน และวัสดุสำนักงาน ทำให้เกิดความ ยุ่งยากอีกทั้ง ไม่ก่อให้เกิดความคุ้มค่า ในการกระทำการดังกล่าว ตามพระราชบัญญัติ การบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้การกระทำ ใด ๆ เพื่อหาความถูกต้อง พึงต้องเปรียบเทียบ จากยอดค่าใช้จ่ายที่ ใช้ในการหาความถูกต้องนั้น ถ้าค่าใช้จ่าย ที่ใช้ในการหา ความถูกต้อง ไม่คุ้มค่าและไม่สามารถ หามูลค่า ของสินทรัพย์ หรือค่าใช้จ่ายนั้น ๆ ก็จะไม่ทำการกระทำ กิจกรรมนั้น ๆ

ดังนั้น จึงเป็นการสมควร ที่จะต้องบันทึกบัญชี ของเครื่อง เขียนและวัสดุสำนักงาน ไว้เป็นค่าใช้จ่าย ตั้งแต่เริ่มต้น เนื่องด้วยหลัก ความระมัดระวัง ของการบันทึกบัญชี

ส่วนการปรับปรุงรายการ ณ วันสิ้นงวดบัญชี ในทาง ปฏิบัติเมื่อลงบันทึกบัญชี ไว้เป็นค่าใช้จ่าย ตั้งแต่เริ่มต้น และไม่คุ้มค่า กับการหามูลค่า คงเหลือ ของเครื่องเขียน และวัสดุสำนักงาน ก็จะไม่ทำ การปรับปรุงรายการ ณ วันสิ้นงวดบัญชี

ส่วนค่าเบี้ยประกันภัย ก็นิยมบันทึกไว้ เป็นค่าใช้จ่ายเช่นกัน เนื่องจากหลัก ความระมัดระวัง และค่าเบี้ยประกันภัย ไม่สามารถ นำไปขอ คืนได้เงินตามจำนวน ที่ได้บันทึกไว้ เป็นสินทรัพย์ เช่น ประกันภัยรถยนต์ จะเห็นได้ว่า เมื่อจ่ายค่าเบี้ยประกันภัย สำหรับงวด 1 ปี และกิจการได้เลิกใช้ สินทรัพย์ นั้นก่อนกำหนด จะไม่สามารถ ขอคืนค่าเบี้ยประกันภัย ที่ได้ทำการจ่ายไว้ล่วงหน้า ตามอัตราส่วนที่ ยังคงเหลือ เป็นยอดสินทรัพย์ได้

อีกทั้งการวิเคราะห์งบการเงิน ในหัวข้อการหาอัตราส่วน ทุนหมุนเร็ว (Quick Ratio) ได้นำเอาค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้าที่มี ยอดคงเหลืออยู่ ในงบดุลหักออก จากสินทรัพย์ หมุนเวียน (Current Assets) ก่อนเสมอ เนื่องจากตระหนัก ดีถึงมูลค่า ของค่าใช้จ่าย จ่ายล่วงหน้า ว่าไม่สามารถเปลี่ยน เป็นเงินสด ได้เท่ากับ จำนวนที่ปรากฏ อยู่ในงบดุล




	
	
ABAC Newsletter Assumption University, Thailand